Vận hành tòa nhà là một công tác đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì sự an toàn, ổn định và hiệu quả hoạt động của các toà nhà. Công tác này bao gồm nhiều đầu việc phức tạp, đòi hỏi sự tham gia của các cá nhân có kiến thức chuyên môn vững vàng, năng lực và phẩm chất tốt.
1. Vận hành tòa nhà là gì?
Vận hành tòa nhà là công tác quản lý các hoạt động an ninh, tài chính, hành chính, đảm bảo vận hành tốt các hệ thống kỹ thuật của tòa nhà như hệ thống điện, hệ thống cấp thoát nước, hệ thống điều hòa không khí, hệ thống PCCC,…
Vận hành là một khâu thiết yếu đối với mọi tòa nhà, giúp tòa nhà hoạt động trơn tru và hiệu quả.
2. Mục đích của quản lý vận hành tòa nhà
Không chỉ hướng đến mục tiêu bảo vệ và duy trì sự an toàn, công tác quản lý vận hành còn góp phần nâng cao giá trị của toà nhà.
2.1. Đảm bảo an toàn
Một trong những nhiệm vụ chủ yếu của công tác quản lý vận hành tòa nhà chính là đem đến một môi trường sống an toàn, lành mạnh cho tất cả mọi người đang sinh sống và làm việc trong tòa nhà.
Đội ngũ an ninh sẽ thực hiện trách nhiệm kiểm soát an ninh tòa nhà như bảo vệ tài sản, quản lý hàng hóa ra vào, quản lý khách ra vào tòa nhà, xử lý sự cố an ninh,… Ngoài ra, đội ngũ này còn giúp cư dân phòng chống dịch bệnh như dịch bệnh Covid-19 hiện nay.
2.2. Phòng tránh được rủi ro
Rủi ro có thể xảy ra bất cứ lúc nào trong quá trình khách hàng, cư dân sử dụng tòa nhà. Khi đó, cần có bộ phận đảm nhiệm việc kiểm tra thường xuyên, phát hiện sớm và ngăn chặn kịp thời những rủi ro có khả năng xảy ra trong tòa nhà, nhằm đảm bảo tuyệt đối an toàn về người và tài sản.
Hệ thống kỹ thuật của tòa nhà bao gồm vô số máy móc, thiết bị khác nhau, trong quá trình hoạt động chúng có nguy cơ gặp phải sự cố, ảnh hưởng đến quá trình vận hành tòa nhà. Lúc này đội ngũ quản lý vận hành tòa nhà sẽ phải xử lý, khắc phục sự cố nhanh chóng nhất có thể để ngăn nguy cơ xảy ra điều không mong muốn.
Đội ngũ vận hành tòa nhà cũng cần có kế hoạch bảo trì, bảo dưỡng các máy móc thiết bị trong tòa nhà nhằm tăng tuổi thọ sử dụng và tiết kiệm được chi phí sửa chữa khi có vấn đề phát sinh.
2.3. Nâng cao giá trị tòa nhà
Khâu quản lý vận hành tòa nhà không chỉ giúp cho an ninh chung và hệ thống kỹ thuật được đảm bảo tối đa, mà còn duy trì cảnh quan, chăm sóc không gian chung của tòa nhà.
Quản lý vận hành tòa nhà tốt giúp đảm bảo an ninh tuyệt đối, tăng tính chuyên nghiệp và tính thẩm mỹ cho tòa nhà, từ đó giúp cho doanh nghiệp hoặc chủ đầu tư nâng cao uy tín trong mắt khách hàng, đối tác.
3. Nhiệm vụ của cá nhân, tổ chức quản lý vận hành tòa nhà
Công tác quản lý vận hành sẽ do ban quản lý tòa nhà đảm nhận. Ban quản lý phải thực hiện các hoạt động giám sát, kiểm tra, lập kế hoạch,… nhằm bảo trì, bảo dưỡng kịp thời, đảm bảo an ninh,… cho toà nhà.
3.1. Ai là người chịu trách nhiệm quản lý, vận hành tòa nhà
Ban quản lý sẽ có từng nhóm nhân sự phụ trách cho các mảng nhỏ của quản lý vận hành tòa nhà. Mỗi đội sẽ có quản lý riêng. Chịu trách nhiệm quản lý chung sẽ là Giám đốc Ban quản lý tòa nhà.
3.2. Nhiệm vụ của cá nhân, tổ chức quản lý vận hành tòa nhà
Ban quản lý tòa nhà nói chung và từng cá nhân trong ban quản lý nói riêng cần phối hợp nhịp nhàng cùng nhau để hoàn thành các nhiệm vụ sau:
- Giám sát an ninh, phòng cháy chữa cháy và các hệ thống an toàn khác.
- Lập kế hoạch bảo trì tòa nhà thường xuyên và dịch vụ bảo vệ.
- Đảm bảo khách thuê được cung cấp các tiện ích phù hợp.
- Giám sát ngân sách bảo trì, bảo dưỡng tòa nhà.
- Giám sát nhà thầu và kiểm tra công việc đã hoàn thành.
- Thuê nhân viên hoặc nhà thầu khi cần thiết để bảo trì, sửa chữa.
- Đào tạo đội ngũ nhân viên khi cần thiết.
- Đánh giá hiệu suất của nhân viên và đưa ra phương án điều chỉnh hoặc đào tạo bổ sung để đảm bảo hoạt động của tòa nhà.
- Giải quyết các khiếu nại, vấn đề yêu cầu từ người thuê.
- Duy trì lưu trữ hồ sơ của khách thuê.
- Kiểm tra tòa nhà thường xuyên để tìm dấu hiệu hư hỏng hoặc hao mòn.
3.3. Yêu cầu về kiến thức, năng lực đối với người quản lý vận hành tòa nhà
Quản lý, vận hành tòa nhà là một công tác đòi hỏi sự cẩn trọng và chính xác, chuẩn chỉnh. Do đó, người quản lý và các cá nhân tham gia vào công tác này cần đáp ứng các yêu cầu về kiến thức, năng lực và phẩm chất như sau:
- Yêu cầu về kiến thức: Để giải quyết các vấn đề liên quan đến vận hành, quản lý tòa nhà, người quản lý vận hành tòa nhà phải có kiến thức đầy đủ về mọi vấn đề như vệ sinh, hành chính, quản lý tài chính, thông tin liên lạc, an ninh,… Kiến thức này là nền tảng cho người quản lý đưa ra các quyết định chính xác, phù hợp với tòa nhà, giúp cho tòa nhà luôn hoạt động hiệu quả và chất lượng.
- Yêu cầu về năng lực, phẩm chất: Người quản lý vận hành tòa nhà phải có năng lực quản lý cao để xử lý được các đầu việc liên quan đến vận hành hệ thống kỹ thuật, triển khai công tác an ninh, dịch vụ vệ sinh, quản lý tài chính, hành chính, v.v… Đồng thời, cá nhân đó phải có phẩm chất tốt để đảm bảo thực hiện mọi công việc một cách công khai, minh bạch, trung thực và rõ ràng.
4. Những công việc của quản lý vận hành tòa nhà
Các đầu việc của quản lý vận hành tòa nhà liên quan phần lớn đến công tác quản lý tài chính, nhân sự, khách hàng, bảo trì bảo dưỡng hệ thống kỹ thuật, máy móc trong tòa nhà.
4.1. Quản lý tài chính
Hàng tháng, khách hàng sử dụng tòa nhà đều đóng một khoản phí quản lý định kỳ. Phí này sẽ được giao cho ban quản lý để chi trả cho tiền điện, tiền nước chung, chi phí vệ sinh không gian chung như hành lang, sảnh, chi phí sửa chữa, lương nhân viên vệ sinh, lương bảo vệ,… Nhiệm vụ của ban quản lý là quản lý tài chính rạch ròi và đáp ứng đầy đủ nhu cầu của khách hàng trong tòa nhà.
4.2. Quản lý nhân sự
Mỗi vị trí của mỗi tòa nhà sẽ cần đến số lượng nhân sự khác nhau. Ban quản lý tòa nhà có trách nhiệm tuyển dụng và thực hiện chế độ thưởng – phạt hợp lý cho các nhân viên. Ngoài ra, cần giám sát hoạt động của nhân viên để đảm bảo họ thực hiện đúng yêu cầu công việc cũng nằm trong phạm vi nhiệm vụ của ban quản lý.
4.3. Quản lý khách hàng
Công việc quản lý khách hàng bao gồm xây dựng và thực hiện chính sách chăm sóc khách hàng, giải quyết các yêu cầu của khách. Phần việc này cũng do ban quản lý tòa nhà đảm nhiệm. Mục tiêu là để giữ chân khách hàng, tăng mức độ hài lòng của khách trong khi vẫn không làm ảnh hưởng đến lợi ích của chủ đầu tư hoặc lợi ích chung của tòa nhà.
4.4. Quản lý vận hành, bảo trì hệ thống kỹ thuật
Trong một tòa nhà sẽ có nhiều hệ thống được lắp đặt gồm:
- Hệ thống điều hòa không khí và thông gió, thang máy, máy phát điện, hệ thống điện nặng (tủ điện, ổ cắm, chiếu sáng…)
- Hệ thống điện nhẹ (camera, CCTV, âm thanh P/A, mạng LAN, điện thoại, báo cháy…)
- Hệ thống phòng cháy chữa cháy
- Hệ thống bơm
- Hệ thống đường ống
- Hệ thống xử lý và cấp, thoát nước sinh hoạt
- Hệ thống thiết bị vệ sinh
…
Các hệ thống kỹ thuật kể trên cần được vận hành đúng cách, bảo trì và bảo dưỡng thường xuyên để luôn luôn ở trong tình trạng vận hành bình thường 24/7. Phần việc này cũng do ban quản lý thực hiện.
5. Quy trình quản lý vận hành tòa nhà
Mỗi một quy trình vận hành toà nhà, từ công tác đảm bảo an ninh, quản lý vệ sinh tòa nhà, giám sát vận hành kỹ thuật,… đều cần được thực hiện chuẩn chỉnh từng bước.
5.1. Quy trình triển khai công tác đảm bảo an ninh
Triển khai công tác đảm bảo an ninh bao gồm nhiều hạng mục cần được bảo vệ và giám sát, chẳng hạn như giám sát bên trong và ngoài tòa nhà, trông giữ phương tiện, kiểm soát tài sản – hàng hóa, hệ thống camera an ninh,…
Quy trình triển khai được tiến hành như sau:
- Khảo sát chi tiết tổng thể tòa nhà kết hợp khảo sát an ninh khu vực. Tiếp đó nghiên cứu và lên kế hoạch triển khai cụ thể cho các hoạt động bảo vệ tòa nhà, vạch ra kế hoạch giám sát tất cả các lối ra vào tòa nhà.
- Đánh giá thực trạng an ninh trong tòa nhà.
- Đề xuất các phương án bảo vệ và bố trí nhân viên.
- Lên kế hoạch triển khai công việc cụ thể ở từng chốt bảo vệ.
- Xây dựng phương án dự phòng để phòng khi có sự cố xảy ra.
5.2. Quy trình quản lý vệ sinh tòa nhà
Việc vệ sinh tòa nhà cần được duy trì tiến hành hàng ngày hoặc định kỳ, do các tòa nhà thường xuyên có nhiều người qua lại. Trước khi triển khai dịch vụ cần phải thực hiện các công việc như sau:
- Khảo sát thực tế từng hạng mục của tòa nhà và toàn bộ diện tích bề mặt của các hạng mục.
- Đánh giá tình hình thực tế công tác vệ sinh của tòa nhà và lên kế hoạch vệ sinh cho từng hạng mục cụ thể.
- Triển khai thực hiện công tác vệ sinh ở từng hạng mục.
- Xây dựng thêm các phương án hỗ trợ lẫn nhau để đảm bảo hiệu quả công việc.
5.3. Quy trình giám sát, vận hành kỹ thuật của tòa nhà
Đầu việc này liên quan tới công tác quản lý, sửa chữa, bảo trì hệ thống các trang thiết bị trong tòa nhà như hệ thống điện, hệ thống cấp thoát nước, hệ thống thông tin liên lạc, PCCC,… Quy trình triển khai kế hoạch như sau:
- Khảo sát toàn bộ hệ thống trang thiết bị tòa nhà nhằm phục vụ cho công tác vận hành tòa nhà.
- Đánh giá thực trạng của từng thiết bị và cả hệ thống, tìm cách khắc phục những sự cố đã có từ trước.
- Đưa ra kế hoạch vận hành cụ thể cho toàn bộ hệ thống kỹ thuật tòa nhà đồng thời đảm bảo tối đa sự an toàn.
- Lên các phương án giải quyết khi có sự cố xảy ra trong hệ thống thiết bị kỹ thuật.
5.4. Quy trình triển khai công tác quản lý tài chính
Các hoạt động tài chính trong tòa nhà có được diễn ra minh bạch, hợp lý và công khai hay không đều phụ thuộc vào quy trình triển khai công tác quản lý tài chính. Quy trình này được thực hiện cụ thể như sau:
- Xây dựng và triển khai quy trình thu tài chính.
- Xây dựng và triển khai quy trình chi quỹ tiền mặt.
- Xây dựng quy trình báo cáo kế hoạch thu chi thường kỳ và định kỳ.
- Có kế hoạch chi tiết để phối hợp hỗ trợ giữa các bộ phận để đảm bảo công tác quản lý tài chính.
5.5. Quy trình triển khai công tác quản lý hành chính
Mỗi tòa nhà đều không thể hoạt động mà thiếu đi khâu quản lý hành chính. Quy trình triển khai công tác quản lý hành chính như sau:
- Xây dựng quy trình chuẩn trong việc tiếp nhận, chuyển nhận thư tín, chứng từ, văn bản.
- Xây dựng quy trình tiếp nhận và phản hồi ý kiến khách hàng.
- Xây dựng quy trình triển khai báo cáo tổng kết định kỳ, báo cáo hàng tháng, hàng quý.
- Có kế hoạch chi tiết để phối hợp hỗ trợ giữa các bộ phận để đảm bảo công tác quản lý tài chính.
5.6. Quy trình quản lý khách hàng
Lượng khách hàng rất đông và đa dạng của các tòa nhà cao tầng hiện nay đòi hỏi ban quản lý xây dựng một quy trình quản lý khách hàng phù hợp, giúp việc quản lý và kiểm soát khách hàng được hiệu quả hơn.
Cần có sự khéo léo, chuyên nghiệp trong khâu quản lý khách hàng nhằm giúp khách hàng hài lòng tối đa, đồng thời đảm bảo được vấn đề an ninh trật tự trong tòa nhà. Quy trình quản lý khách hàng cụ thể như sau:
- Lập danh sách khách hàng cần quản lý, loại bỏ những khách hàng cũ không còn sử dụng dịch vụ và bổ sung thêm khách hàng mới.
- Tiếp nhận ý kiến đóng góp đồng thời giải quyết tất cả mọi thắc mắc của khách hàng.
- Đón tiếp và hướng dẫn khách hàng khi tới làm việc, thăm hỏi tại tòa nhà.
- Lên kế hoạch phối hợp với bộ phận an ninh để đảm bảo công tác an ninh, trật tự tại tòa nhà.
5.7. Quy trình triển khai công tác nhân sự
Muốn hoạt động vận hành tòa nhà đạt được sự chuyên nghiệp và chất lượng cao, nhân sự phải được đào tạo bài bản và đầy đủ. Chính vì thế, cần có giải pháp về quản lý, kế hoạch đào tạo nhân sự để đáp ứng tốt các yêu cầu trong công việc. Quy trình cụ thể như sau:
- Xây dựng kế hoạch và phương án tuyển dụng, đào tạo nhân sự nhằm đáp ứng cho nhu cầu của tòa nhà.
- Xây dựng hệ thống quản lý, và phân phối hợp lý nguồn nhân sự cho từng bộ phận.
- Xây dựng kế hoạch phối hợp hỗ trợ giữa các bộ phận để thực hiện công việc được hiệu quả hơn.
5.8. Quy trình triển khai công tác quản lý các nhà thầu
Trong quá trình vận hành tòa nhà, có khá nhiều hạng mục công việc mà ban quản lý cần phải thuê các nhà thầu bên ngoài thực hiện. Để đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng giữa hai bên, đồng thời, đảm bảo chất lượng công việc của nhà thầu đó ở từng hạng mục, ban quản lý cần có một quy trình triển khai công tác quản lý các nhà thầu với một số đầu việc cơ bản như sau:
- Tiếp nhận ý kiến chung của cư dân và của tập thể để lên kế kế hoạch phát triển nhà thầu.
- Xây dựng kế hoạch mời thầu chi tiết.
- Xây dựng hoạch quản lý các nhà thầu.
- Xây dựng kế hoạch thu phí nhà thầu.
5.9. Quy trình lập báo cáo
Từng bộ phận và nhân viên trong mỗi bộ phận đó có trách nhiệm báo cáo trước ban quản lý tòa nhà hoặc cư dân theo các mốc thời gian hoặc theo định kỳ. Ban quản lý lấy báo cáo đó làm cơ sở kiểm tra đánh giá kết quả công việc. Có thể thực hiện báo cáo hàng ngày, báo cáo hàng tuần, báo cáo hàng tháng, báo cáo hàng quý và báo cáo hàng năm.
6. 6 lưu ý để quản lý vận hành tòa nhà hiệu quả
Có một số tiêu chí nhất định mà ban quản lý cần hướng tới khi xây dựng kế hoạch và thực thi công tác vận hành tòa nhà. Trong đó, tính khoa học, chuyên nghiệp trong hoạt động vận hành, sự đồng bộ giữa các bộ phận trong ban quản lý là điều quan trọng góp phần quyết định tới hiệu quả của công tác nói trên.
- Cần xây dựng kế hoạch và phương thức hoạt động cho cả hệ thống một cách khoa học, tối ưu. Kế hoạch tốt thì toàn bộ tòa nhà sẽ vận hành hiệu quả, thống nhất, kế hoạch không tốt thì khi tòa nhà vận hành sẽ xảy ra trục trặc, vấn đề ngoài ý muốn.
- Xây dựng giải pháp thực hiện công việc một cách hiệu quả và chuyên nghiệp đảm bảo sự hài lòng cho khách hàng và cả chủ đầu tư. Nếu cả hai bên đều hài lòng thì mọi hoạt động của tòa nhà cũng sẽ diễn ra suôn sẻ và thuận lợi.
- Xây dựng giải pháp và đảm bảo sự phối hợp, đồng bộ nhịp nhàng giữa các cấp nhân viên. Các phòng ban, bộ phận kết hợp hài hòa thì tổng thể hoạt động của hệ thống cũng sẽ trơn tru hơn, tránh sự thiếu kết nối giữa bên này với bên nọ dẫn đến bất hợp lý và thiếu sót trong quá trình thực hiện công việc.
- Ứng dụng công nghệ, phần mềm quản lý tiên tiến vào vận hành tòa nhà. Công nghệ hiện đại sẽ góp phần giảm sức người, tăng hiệu quả công việc, tiết kiệm thời gian và chi phí quản lý.
- Thực hiện vận hành tòa nhà đúng theo quy định của pháp luật. Điều 105 Luật nhà ở 2014
- Cân nhắc thuê đơn vị cung cấp dịch vụ quản lý vận hành tòa nhà chuyên nghiệp. Đơn vị cung cấp dịch vụ càng uy tín, chất lượng thì công tác quản lý vận hành tòa nhà sẽ diễn ra càng hiệu quả và nhanh chóng.
7. Blue Diamond – Quản lý tận tâm, nâng tầm giá trị
Hiện nay, Blue Diamond là đơn vị cung cấp giải pháp quản lý, vận hành tòa nhà uy tín hàng đầu Việt Nam với trên 13 năm kinh nghiệm.
Với phương châm “Quản lý tận tâm, nâng tầm gía trị”, Blue Diamond cung cấp dịch vụ quản lý tòa nhà tổng thể, đạt chất lượng. Giá dịch vụ của đơn vị luôn minh bạch, hợp lý, tương xứng với chất lượng.
Blue Diamond cung cấp dịch vụ quản lý, vận hành tòa nhà hiệu quả và chất lượng, với đội ngũ nhân viên cán bộ tận tâm, tận tình, giỏi nghề và giàu kinh nghiệm. Các nhân viên đều được đào tạo bài bản và đầy đủ về nghiệp vụ quản lý, vận hành tòa nhà, đi kèm với đó là năng lực và phẩm chất tốt.
Blue Diamond cam kết luôn minh bạch về chi phí và xử lý các vấn đề liên quan một cách chuyên nghiệp. Đơn vị luôn đưa ra mức giá hợp lý, tương xứng với chất lượng dịch vụ và là mức giá cạnh tranh nhất trên thị trường hiện tại.
Vận hành tòa nhà là công tác góp phần quan trọng vào việc đảm bảo sự an toàn và duy trì, nâng cao giá trị của toà nhà. Đã nắm được vận hành tòa nhà là gì? Vì vậy, chủ đầu tư, chủ sở hữu, ban quản lý các tòa nhà nên lựa chọn những đơn vị cung cấp dịch vụ vận hành tòa nhà uy tín và chuyên nghiệp như Blue Diamond để yên tâm hơn về hiệu quả công việc.
