Ngày 23/02/2019. Blue Diamond phối hợp cùng tổ chức đào tạo Action Coach triển khai chương trình đào tạo huấn luyện với chủ đề “ Coaching skill for Leader” nhằm nâng cao kỹ năng huấn luyện cho đội ngũ lãnh đạo tại văn phòng công ty và các nhân sự quản lý tại mỗi dự án.

Bắt đầu buổi học là những trao đổi thân mật giữa đội ngũ huấn luyện và các thành viên tham dự để xác minh mục tiêu và kết quả cần đạt được để nâng cao tối đa hiệu quả cho buổi huấn luyện.

Buổi huấn luyện được triển khai bắt đầu với khái niệm GROW. Theo đó, nội dung căn bản cho mọi hoạt động được xây dựng dựa trên các mục tiêu cần đạt được trong nội bộ đơn vị. Những tiêu chí bắt buộc để xây dựng mục tiêu đạt hiệu quả được nhà huấn luyện Jack Du Tiên giải thích cặn kẽ để từng thành viên nắm bắt được kỹ năng thiết lập mục tiêu.

Mô tả mục tiêu là công việc tối quan trọng cần xác định đầu tiên. Nhân sự cần xác đinh công ty cần đạt được điều gì, điều nào có tính quan trọng ưu tiên, lĩnh vực nào công ty muốn đặt trọng tâm. Mô tả chân dung lý tưởng khi đạt được mục tiêu và điều kiện nào cần phải có để đạt được mục tiêu. Theo lời thầy Du Tiên, nhờ có phương pháp mô tả mục tiêu phù hợp mà các mục tiêu quan trọng ưu tiên được nhận diện và có các thông số đo lường để đảm bảo hoàn thành đúng tiến độ.

Áp dụng vào thực tiễn công ty, Coach Du Tiên chia sẻ để đạt được mục tiêu chung của công ty, từng bộ phận cần xác minh mục tiêu nào quan trọng nhất mà bộ phận mình đạt được để góp phần vào mục tiêu công ty.

Tìm kiếm sự hiện thực của mục tiêu, Coach Du Tiên hướng dẫn cần phải đặt và trả lời câu hỏi hiện tại vị thế công ty ở đâu và công ty muốn đứng ở vị trí thế nào trong tương lai. Vậy kỹ năng, kiến thức, nguồn lực mà công ty cần phải có là gì để có thể đạt được mục tiêu. Tính hiện thực của mục tiêu đòi hỏi công ty phải xác định được lộ trình để đạt được mục tiêu.

Xác định được các mục tiêu ưu tiên, các bộ phận cần xác định điểm của mỗi mục tiêu trên thang điểm và từ đó xây dựng phương hướng để hiện thực hóa.

Khi đã bước qua được 2 bậc thang xây dựng mục tiêu và hiện thực hóa, bước tiếp theo là thiết lập các giải pháp để triển khai. Điểm xuất sắc của lần huấn luyện này là ngoài việc mô tả các giải pháp hiện hành, Coach Du Tiên còn đề cập đến việc thiết lập những giải pháp đột phá để mang đến hiệu quả tối ưu. Theo đó, các giải pháp hiện hành có thể được cải thiện để tạo ra những giải pháp đột phá mới. Thông thường cách thức để thường xuyên có các giải pháp đột phá là cố gắng viết ra 5 giải pháp khi có 1 vấn đề cần giải quyết.

Khi đã chọn được giải pháp, điều quan trọng là xác định các bước để thực hiện giải pháp. Để đạt hiệu quả cao nhất, cần phối hợp công việc với các khung thời gian chi tiết, cụ thể, đi kèm với đó là phối hợp, bố trí nhân sự cụ thể để thực thi các bước công việc. điểm mấu chốt mà Coach Du Tiên nhấn mạnh chính là xác định thời gian bắt đầu, thời lượng để hoàn thành các bước công việc và thời gian kết thúc. Lẽ đương nhiên, các khoảng thời gian thực hiện công việc cần xác định dựa trên năng suất lao động trung bình và thời gian tới hạn cần hoàn tất.

Buổi huấn luyện đã mang đến những kiến thức bổ ích cho đội ngũ quản lý tại Blue Diamond.Từ đó các dự án có thể áp dụng những gì được học vào công tác quản lý chung cư tốt hơn. Hơn hết, những khoảnh khắc huấn luyện đã giúp mỗi nhân sự nhìn nhận lại thực trạng trong công tác huấn luyện tại đơn vị mình, nhận thức được giá trị của mục tiêu trong bộ phận, trong mối liên hệ tương hỗ với mục tiêu của công ty với những tiêu chí mang tính khoa học, cụ thể, khách quan và có thể kiểm soát bằng các khung thời gian cụ thể. Thật sự, buổi huấn luyện đã mang đến những nhận thức mới hơn, thực tiễn hơn trong công tác quản lý.

Cùng nhìn lại những hình ảnh đẹp trong buổi huấn luyện vừa qua.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Hướng đến khách hàng, mang đến cho khách hàng những giá trị dịch vụ tốt nhất trong lĩnh vực quản lý vận hành tòa nhà là mục tiêu mà Blue Diamond đặt trọng tâm hướng đến và dồn toàn bộ sức lực để đạt được.

Quy trình chặt chẽ

Mục tiêu mong đợi và thành quả đạt được là hai khái niệm được Blue Diamond gắn kết với nhau bằng phương thức quản lý phù hợp. Một phương thức quản lý đặc thù nhất để có được sự hài lòng cao nhất từ cư dân.

Các quy trình vận hành, các quy định công tác chặt chẽ trong hoạt động quản lý vận hành tòa nhà hàng ngày đã được Blue Diamond chú trọng, hoàn thiện thường xuyên và mỗi lúc càng rõ ràng, minh bạch, hoàn hảo hơn. Các chế độ thưởng phạt cũng rất chặt chẽ và công bằng.

Ban lãnh đạo Blue Diamond đã từng đặt ra câu hỏi: quy trình, quy định, quy chế với sự kiểm soát gắt gao liệu có phải cách tốt nhất để kiểm soát thái độ làm việc và chất lượng công việc của hệ thống nhân sự để có thể mang lại sự hài lòng cao nhất từ cư dân?

Kiểm soát kỷ luật

Kỷ luật nghiêm ngặt trước nay là một phương thức quản lý hết sức hiệu quả để mang lại chất lượng công việc cao nhất. Nhìn vào Vingroup, Thế Giới Di Động, chúng ta không thế phủ nhận được thành quả họ đạt được ngày hôm nay luôn gắn chặt với những kỷ cương, kỷ luật cùng hệ thống quy trình chặt chẽ. Duy trì và kiểm soát tốt kỷ luật và hệ thống kiểm soát nội bộ đã giúp rất nhiều công ty gia tăng hiệu quả tài chính thông qua các chỉ tiêu về lợi nhuận (ROA, ROI, ROS), đồng thời gia tăng thị phần, năng suất lao động, chất lượng hàng hóa, dịch vụ.

Nhưng trên thực tế, việc vận dụng hệ thống kiểm soát quá nghiêm ngặt đã vô tình gây ra áp lực lớn đối với một bộ phận nhân viên ở không ít công ty. Khi niềm vui trong công việc đã giảm đi, mỗi ngày đến công ty dần trở thành thói quen vô thức hơn là tìm kiếm niềm hạnh phúc. Sự gắn kết của mỗi thành viên nội bộ cũng lỏng lẻo hơn, và do đó hiệu quả công việc sẽ bị tác động theo.

Khác biệt tại Blue Diamond

Blue Diamond đã vận dụng một phương thức quản lý đặc thù có thể phối hợp được cả tính hiệu quả của hệ thống kiểm soát và sự gắn kết trong tập thể nội bộ.

Tại Blue Diamond, các văn bản kiểm soát trước khi ban hành bên cạnh việc chú trọng về tính kiểm soát còn được chú trọng nhiều ở tính nhân văn.

Từ văn bản, làm thế nào để truyền thông tốt nhất và mang lại sự tuân thủ nhưng lại không tạo ra quá nhiều áp lực. Ở Blue Diamond, việc truyền thông các quy định nội bộ khô khan đã dần được mềm hóa bằng nhiều phương thức khác nhau. Theo đó, cách mà mỗi cá nhân tiếp nhận đã trở nên nhẹ nhàng, gần gũi và mang tính tự giác cao hơn.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Đối với hoạt động quản lý vận hành tòa nhà chung cư, kỹ năng nhận diện và giải quyết vấn đề đóng một vai trò hết sức quan trọng đối với Blue Diamond.

Nhận định và phân tích đúng vấn đề sẽ là cơ hội để nhân sự tìm và đưa ra giải pháp thích hợp, mang lại sự hài lòng tối đa cho cư dân trong công tác quản lý vận hành tòa nhà chung cư. Ngược lại, những nỗ lực sai lầm trên kết quả nhận định không phù hợp có thể làm vấn đề đi vào bế tắc và ảnh hưởng đến niềm tin của cư dân đối với chất lượng dịch vụ được gìn giữ bấy lâu. Đối với Blue Diamond, một trong những mục tiêu để cải tiến thường xuyên chất lượng dịch vụ chính là nâng cao khả năng nhận diện và giải quyết vấn đề của nhân sự trong công tác quản lý chung cư

Với từng “sự kiện” xảy ra, đội ngũ quản lý Blue Diamond thường xuyên hội ý phân tích trong các cuộc họp và xác định đâu là “mấu chốt vấn đề” để từ đó đưa ra phương hướng và xây dựng giải pháp phù hợp.

Nhìn nhận vấn đề

Trước khi cố gắng giải quyết vấn đề, các nhân sự tại Blue Diamond sẽ cùng nhau nhìn nhận lại sự kiện xảy ra có thực sự là một vấn đề hay không. Giữa hiện tượng và bản chất vấn đề không phải lúc nào cũng hoàn toàn có tầm ảnh hưởng tương ứng. Có rất nhiều sự việc nhìn về mặt hiện tượng sẽ biểu hiện rất đáng kể nhưng về bản chất lại không quá lớn, ngược lại, có sự việc tuy nhất nhỏ nhưng không xử lý kịp thời lại gây ảnh hưởng lớn đến niềm tin của cư dân và hiệu quả công tác quản lý vận hành.

Để nhìn nhận đúng vấn đề, đội ngũ nhân sự Blue Diamond trao đổi cùng nhau dựa trên các câu hỏi:

 Tính chất của vấn đề (vấn đề này có khẩn cấp không?)

 Vấn đề này khó hay dễ giải quyết?

 Bản chất của vấn đề là gì?

 Vấn đề này có thuộc thẩm quyền của Blue Diamond để giải quyết hay không, hay thuộc thẩm quyền của đơn vị khác?

 Blue Diamond có thể vận dụng nguồn lực nào để giải quyết vấn đề?

Đề xuất và lựa chọn giải pháp

Từng nhân sự tham gia cuộc họp phải đưa ra các giải pháp dựa trên nguồn lực khả thi trên thực tế, năng lực đưa ra giải pháp thể hiện khả năng giải quyết vấn đề của từng nhân sự.  Từng giải pháp sẽ được bàn bạc để đi đến kết luận cuối cùng dựa trên các tiêu chí:

Xác định đối tượng tốt nhất để xử lý vấn đề

Mỗi nhân sự tại Blue Diamond có những năng lực phù hợp để giải quyết những vấn đề đặc biệt trong những trường hợp đặc thù. Do đó, xác định đối tượng phù hợp để giải quyết vấn đề đóng một vai trò quan trọng không nhỏ để đưa vấn đề từ lớn trở thành nhỏ, từ chỗ nặng nề trở nên nhẹ nhàng.

Tại Blue Diamond, vấn đề xây dựng và lưu trữ kinh nghiệm thường xuyên được nhấn mạnh. Những giải pháp hiệu quả, tiết kiệm chi phí, tạo ra mối quan hệ tốt với khách hàng và các đối tác sẽ thường xuyên được cập nhật và sử dụng cho các vấn đề có tính chất tương tự và lặp lại. Chính điều đó đã giúp Blue Diamond tích lũy càng lúc càng nhiều kinh nghiệm giải quyết vấn đề và mỗi vấn đề càng lúc càng được xử lý nhanh hơn, mang lại sự hài lòng cao hơn cho đối tác và các cư dân.

Tại Blue Diamond, những gì tinh túy nhất trong khoa học quản lý và khoa học giao tiếp đối với hoạt động quản lý chung cư đều được vận dụng triệt để nhằm mang đến những gì tuyệt vời nhất cho cư dân.

Đến với Blue Diamond là đến với sự tỉ mỉ, tận tâm và tràn đầy tính nhân văn.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Tại Việt Nam nói chung và TP.HCM nói riêng, lĩnh vực quản lý vận hành chung cư ngày càng phát triển với sự đa dạng về dịch vụ và chất lượng quản lý nhìn chung có xu hướng đi lên. Sự chọn lựa của khách hàng vì thế cũng đa dạng hơn và khả năng đáp ứng sự hài lòng vì thế cũng có phần khắt khe hơn.

Vậy, bằng cách nào mà Blue Diamond có thể duy trì được sự sự hài lòng của Ban quản trị lẫn các cư dân đối với dịch vụ của mình?

Giao tiếp hiệu quả

Có thể nói, chất lượng dịch vụ và sự hài lòng của khách hàng gắn kết với nhau bằng sợi dây mang tên “giao tiếp hiệu quả”. Bằng mọi cách, tập thể Blue Diamond luôn nỗ lực để giữ chặt sợi dây này.

Blue Diamond hiểu được điều mấu chốt để thể hiện tốt nhất sự tận tâm và chân thành trong hoạt động quản lý chung cư là ở khâu giao tiếp hiệu quả.

Sai lầm lớn nhất ở khâu giao tiếp của đa phần nhân sự trong quá trình tiếp xúc với khách hàng là:

Vì lẽ đó, Blue Diamond thường xuyên kiểm soát chặt chẽ mọi hoạt động giao tiếp và cùng thống nhất các quy chuẩn chung.

Thái độ tích cực

Nhân sự tại Blue Diamond được hướng dẫn tỉ mỉ về năng lực lắng nghe. Để lắng nghe tốt, mỗi nhân sự tại Blue Diamond được hướng dẫn cách điều chỉnh ngôn ngữ cơ thể để thể hiện sự quan tâm với câu chuyện của người khách hàng. Khi tích cực lắng nghe các yêu cầu của khách hàng, nhân sự hiểu công việc của mình là cần cúi nhẹ về phía trước và nhìn thẳng vào mắt khách hàng. Một nụ cười thân thiện và cái gật đầu thường xuyên đã giúp khách hàng cảm thấy luôn đang được quan tâm và Blue Diamond đang tham gia cùng câu chuyện với họ. Mặc dù vậy, ngôn ngữ cơ thể chỉ là một phần rất nhỏ, kỹ năng hiểu và nắm chắc thông điệp khách hàng chính là điểm mạnh trong năng lực của nhân sự Blue Diamond.

Thể hiện tích cực là một trong  những yêu cầu quan trọng trong công tác tiếp xúc khách hàng tại Blue Diamond. Thể hiện tích cực được nhân sự Blue Diamond phản ánh trong giọng nói và cách cư xử của  mỗi nhân viên với khách hàng. Điều này không những giúp các nhân sự cảm thấy thoải mái mà qua đó còn nhận được nhiều phản hồi tích cực từ khách hàng.

Giải quyết yêu cầu khách hàng

Giải quyết các yêu cầu của khách hàng là một khâu mang tầm quan trọng rất lớn giúp đối tác đặt niềm tin vào nhân sự Blue Diamond. Mỗi nhân sự tại Blue Diamond hiểu rằng mỗi yêu cầu hoặc mỗi lời góp ý đều là động lực để công ty phát triển tốt hơn trong hoạt động quản lý chung cư. Để làm được như thế, từng nhân sự khi tiếp xúc khách hàng đều theo cách thức:

 Đặt trọng tâm lắng nghe bằng tất cả sự chân thành.

 Thu thập cụ thể thông tin khách hàng yêu cầu.

 Tóm tắt nhanh nội dung khách hàng mong muốn. Có thể nói đây là một kỹ năng rất đặc thù của nhân sự Blue Diamond có được qua quá trình tiếp xúc lâu dài với cư dân.

 Loại bỏ các phản ứng mang tính phòng thủ, bao biện khi nghe cư dân bày tỏ yêu cầu.

 Cam kết theo sát vấn đề để cư dân hoàn toàn có được cảm giác hài lòng.

Ở Blue Diamond, những gì tinh túy nhất trong khoa học quản lý và khoa học giao tiếp đối với hoạt động quản lý chung cư đều được vận dụng triệt để nhằm mang đến những gì tuyệt vời nhất cho cư dân.

Đến với Blue Diamond là đến với sự tỉ mỉ, tận tâm và tràn đầy tính nhân văn.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Liệu rằng việc thiết lập các mối quan hệ tốt đẹp nhằm mang đến sự hài lòng tối đa cho cư dân có thể xây dựng thành một công thức và nhân bản hoàn hảo trong công tác quản lý chung cư được không?

Công thức Blue Diamond

Một công thức hoàn hảo được Blue Diamond áp dụng để đưa đến những thành quả tốt đẹp trong việc xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với cư dân chính là:

Tại Blue Diamond, đội ngũ quản lý thường xuyên nhìn nhận lại những sự kiện diễn ra tại dự án do mình phụ trách. Mỗi sự kiện có thể là những diễn biến hằng ngày như giao tiếp với cư dân, tiếp nhận phản hồi với cư dân, hướng dẫn cư dân trong các tác vụ, chuyển thông tin đến cư dân hay chỉ đơn giản là những lời thăm hỏi của đội ngũ nhân sự trong mối quan hệ giao tiếp thường ngày và hàng trăm sự kiện trong đời sống hằng ngày tại các chung cư.

Kết quả đạt được

Blue Diamond hiểu rằng phương thức phản ứng của nhân sự đối với từng sự kiện xảy ra có mối quan hệ lớn đến cảm xúc và khả năng thấu hiểu bản chất sự kiện. Vì lẽ đó, từng sự kiện xảy ra đều được các cán bộ quản lý tìm hiểu sâu sắc và và xây dựng thành năng lực phản ứng tích cực nhất và truyền đạt đến các nhân sự.  Mỗi phản ứng luôn được gọt dũa theo những chiều hướng hoàn hảo hơn nữa để trở thành bản năng hướng về cư dân trong công tác phục vụ.

Kết quả chính là những cảm xúc tuyệt vời, lòng yêu mến mà mỗi cư dân luôn ưu ái dành cho đội ngũ quản lý của Blue Diamond, đó là động lực, là niềm vui từng ngày trong công việc mà mỗi nhân sự tại các dự án luôn nhận được trong công việc của mình.

Ở Blue Diamond, những gì tinh túy nhất trong khoa học quản lý và khoa học giao tiếp đối với hoạt động quản lý chung cư đều được vận dụng triệt để nhằm mang đến những gì tuyệt vời nhất cho cư dân.

Đến với Blue Diamond là đến với sự tỉ mỉ, tận tâm và tràn đầy tính nhân văn.